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Unsere Praxisbeispiele

[ Sachverhalt ]

Arbeitsschutz: Wie ist die Organisation in einer Kreisverwaltung aufgestellt?

Eine Kreisverwaltung mit cirka 300 Beschäftigten beabsichtigte im Rahmen eines Organisationsvorhabens die Qualitätsverbesserung innerbetrieblicher Prozesse. Ein Schwerpunkt lag auf der Überprüfung der "prinzipiellen Organisation des Arbeitsschutzes" zur Statusbeurteilung und möglicher Handlungsbedarfe. Die als vorbereitende Erhebung geplante Befragung verantwortlicher Personen sollte mit Hilfe der bereits analog dokumentierten Organisationsprozesse absolviert werden. Reicht das?

  • [ Aufgabe ]

    1. Sichtung und Bewertung der analog dokumentierten Arbeitsschutzorganisation
    2. Onlinebasierte Befragung, Bewertung und Benchmarking von vier verantwortlichen Führungskräften mittels standardisiertem Befragungstool
    3. Ergebnisbericht mit Beurteilung und Handlungsempfehlung
  • [ Herausforderung ]

    1. Papierhaftes Regelwerk als organistionsinterne Loseblattsammlung
    2. Nicht erfolgte Aktualisierungen, zum Teil widersprüchliche Regelungs- und Informationsinhalte
    3. Nicht definierte Zuständigkeiten und Rollen
  • [ Leistung ]

    • Beratung und Einführung in das Themenfeld (Online/Präsenz, in Summe 8 Stunden)
    • Durchführung von vier Befragungen mittels Standardwerkzeug sowie Auswertung und Einordnung des Benchmark
    • Ergebnisaufbereitung und schriftlicher Abschlussbericht
  • [ Vorgehen ]

    1. Vorbereitung und Durchführung von zwei Kleinveranstaltungen (Online/Präsenz) für die oberste Leitung sowie vier thematisch verantwortliche Führungskräfte zur Themensensibilisierung (in Summe 8 Stunden)
    2. Auswertung des zur Verfügung gestellten einheitlichen "Regelungswerkes" aus vier Fachbereichen (Knackpunkt: "Welche der vier Ordner ist eigentlich aktuell?")
    3. Methodenauswahl und Bestimmung der Wichtungsanteile des Onlinetools
    4. Durchführung von vier einzelnen Interviews zu je 60 Minuten sowie Selbsteinschätzung befragter Personen zu Ergebnis und Konsequenzen
    5. Aggregation und Analyse der vier Befragungsergbnisse und Einordnung in ein Referenzmodell
    6. Abschlussbericht und Ergebnispräsentation

[ EMPFEHLUNG ]

Die Einrichtung und Aufrechterhaltung einer wirksamen Arbeitsschutzorganisation ist richtig und elementarer Teil guter Führung, und zwar unabhängig ob in Wirtschaft oder Verwaltung. Organisationen und ihre Verantwortlichen ("Unternehmer") wird darum die regelmäßige Überprüfung dringend empfohlen. Ferner ist die Wirksamkeit der Arbeitsschutzleistung gegenüber den und durch die Mitarbeitenden als Akteure im betrieblichen Arbeitsschutz in geeigneter Weise zu überprüfen.

Strukturell ist die Einrichtung funktionaler, instrumentaler und institutionaler Instrumente erforderlich. Hierbei kann und darf an die zu organisierende Betriebsgröße selbstverständlich ein individueller Maßstab gelegt werden. Entsprechende Regelungen enthält für die maßgebliche "Unfallverhütungsvorschrift Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit" der DGUV. Weitere Voraussetzung ist immer ein zeitgemäßes Arbeitsschutzverständnis der Führungskräfte bezogen auf die Ziele und Werte der Organisation - auch hier gilt: Wirtschaft oder Verwaltung -auch unterschiedlichster Größe- sollten sich dieser Werte bewusst sein bzw. werden und diese in geeigneter Weise innerbetrieblich kommunizieren und vorleben. Eine über alle Führungsebenen glaubwürdige und konsequente Organisationskultur, die den Arbeitsschutz im Zweifel eben gerade nicht leichtfertig anderen Organisationszielen unterordnet, hat vor dem Hintergrund einer "Sicherheitskultur" eine besondere Bedeutung.

Die Etablierung eines "Arbeitsschutzmanagementsystems" ist keine gesetzliche Pflicht, die Wirksamkeit einer Arbeitsschutzorganisation sehr wohl. Gleichwohl -das zeigt auch dieses Beispiel- weist ein verfügbares Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) erhebliche Vorteile auf: Die Aktualisierung "gelenkter" Papierunterlagen ist in Anbetracht digitaler Arbeits- und Führungsformen anachronistisch und wesentliche Fehlerquelle. Das im Praxisbeispiel zur Verfügung gestellte Regelwerk umfasste in der originären Quelle zwar "nur" 130 Seiten Text und skizzenhafte Ablaufdiagramme; indes war das als "Loseblattsammlung" konzipierte Dokument unterschiedlich akribisch aktualisiert und transparent gehalten worden. Hieraus folgt:

Für die Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes empfehlen wir ein digital prozessorientiertes System als Prozessplattform sowie die regelmäßige Aktualisierung verknüpfter Dokumente und die regelmäßige Überprüfung der tatsächlich innerbetreblich "gelebten" Prozesse. Diese weichen -nicht überraschend- von theoretisch beschriebenen Verläufen nicht selten signifikant voneinander ab.

Ferner sollten die Zuständigkeiten und Rollen im Arbeitsschutz sowie die Erreichbarkeit bzw. die Kontaktdaten stets aktuell gehalten werden. Auch die Kompetenzanforderungen bei der Besetzung von Erst- oder Brandschutzhelfern oder den eingesetzten Sicherheitsbeauftragten machen insbesondere bei Personalein- und -austtritten bzw. Versetzung eine Überprüfung der Veranwortlichkeiten erforderlich. Im Praxisbeispiel waren in den Regelwerken bereits pensioniert Mitarbeitende als Brandschutz- und Evakuierungshelfer innerbetrieblich benannt und nicht aktualisiert worden. Auch hier lassen sich durch ein digitales Prozessmanagement die Anbindung an Fachverfahren (Personalwesen) gut verknüpfen. Die Verantwortlichen -auch wenn diese die Pflichten im Arbeitsschutz wirksam auf unterstellte Führungskräfte übertragen haben- obliegt weiterhin als Personalvorgesetzter die "Auswahl", "Organisation" und "Kontrolle" (AOK-Prinzip) der Arbeitsschutzorganisation und ihrer Abläufe.

Letzthin empfehlen wir neben dem organisationsbezogenen "ORGAcheck" in einer Mehrlinienorganisation die Auditierung durch beispielsweise "Layered Process Audits": Auf diese Weise kann der Erfüllungsgrad der Regulatorien rollengerecht überprüft und nachgebessert werden ("was kommt unten tatsächlich an?"). Die Überprüfung und Ergebniseinordnung fällt mit Bezugnahmen auf einen fachlichen Ordnungsrahmen wie beispielsweise prozessorientierte Fachschalen und Referenzmodellen nicht schwer und entlastet die verantwortlichen Führungskräfte -auch in diesem Praxisbeispiel- erheblich.

Bitte beachten Sie: Es handelt sich um ein in Auszügen wiedergegebenes Beispiel ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Wir leisten keine Rechtsberatung und empfehlen in Rechtsfragen die Einholung juristischen Beistands.

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